Viết một thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng giúp bạn duy trì ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Fidovn mang đến hướng dẫn chi tiết, từ cách xây dựng cấu trúc thư đến các mẫu thư thực tế, giúp bạn dễ dàng soạn thảo lá thư lịch sự và hiệu quả. Bài viết này sẽ giải đáp mọi thắc mắc về cách viết thư, cung cấp mẹo hữu ích và mẫu thư phù hợp với nhiều tình huống, đảm bảo bạn tự tin trong quá trình ứng tuyển.
1. Cấu trúc của một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh
Một thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh cần được xây dựng với cấu trúc rõ ràng, ngắn gọn và thể hiện sự chuyên nghiệp để duy trì ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Việc trình bày đúng chuẩn giúp bạn truyền đạt yêu cầu một cách hiệu quả, đồng thời thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cấu trúc thư, bao gồm các phần cụ thể và ví dụ minh họa.
1.1 Tiêu đề
Tiêu đề thư cần viết IN HOA, ngắn gọn, rõ ràng, nêu rõ mục đích xin dời lịch phỏng vấn, đề cập đến vị trí ứng tuyển và tên của mình. Một tiêu đề cụ thể giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm được nội dung thư. Đảm bảo tiêu đề mang tính trang trọng và phù hợp với bối cảnh công việc.
Example: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR IT INTERN POSITION – NGUYEN A
Viết tiêu đề của email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng anh
1.2 Phần mở đầu
- Lời chào: Bắt đầu thư bằng lời chào trang trọng, sử dụng tên nhà tuyển dụng nếu biết, để tạo sự cá nhân hóa và thể hiện sự chuyên nghiệp. Một lời chào đúng chuẩn giúp xây dựng ấn tượng ban đầu tích cực. Để mở đầu, bạn nên dùng mẫu câu: Dear Mr/Ms. + Tên nhà tuyển dụng. Nếu không biết tên nhà tuyển dụng có thể dùng mẫu câu Dear + Recruiting Team/hiring team/recruiting manager
- Lời cảm ơn & nhắc lại lịch hẹn: Tiếp theo, bày tỏ lòng biết ơn vì cơ hội phỏng vấn và nhắc lại ngày giờ phỏng vấn ban đầu để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt bối cảnh. Điều này cũng giúp khẳng định sự trân trọng của bạn đối với cơ hội.
Example:
Dear [Recruiter’s Name],
I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [Original Date].
1.3 Nội dung chính
- Lý do xin dời lịch (ngắn gọn): Giải thích lý do cần dời lịch phỏng vấn một cách ngắn gọn, tránh chia sẻ chi tiết cá nhân không cần thiết. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chẳng hạn như “lý do sức khỏe” hoặc “trùng lịch trình”, để giữ tính chuyên nghiệp.
- Đề xuất lịch thay thế: Đưa ra các ngày và giờ cụ thể mà bạn có thể tham gia phỏng vấn, thể hiện sự linh hoạt và cam kết. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại lịch và đánh giá cao sự chủ động của bạn.
Example: Unfortunately, due to an unexpected personal matter, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. If you have another suitable time, I am fully flexible to adjust.
Dịch: Rất tiếc vì một lý do cá nhân đột xuất, tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn theo lịch đã hẹn. Tôi xin phép được dời lịch sang ngày [ngày/tháng] hoặc [ngày/tháng], tùy theo sự thuận tiện của Anh/Chị. Nếu Anh/Chị có thời gian phù hợp khác, tôi hoàn toàn sẵn sàng điều chỉnh.
Xem thêm
Chuẩn bị thật kỹ với 55 câu hỏi phỏng vấn thường gặp để tự tin ghi điểm ngay từ đầu!
Muốn ứng tuyển vào công ty quốc tế? Luyện ngay 15 câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh thường gặp nhất.
Viết email chuẩn chỉnh với mẫu email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp giúp bạn ghi điểm với HR.
Viết nội dung chính trong email dời lịch pv bằng tiếng anh
1.4 Kết thúc thư
- Lời xin lỗi vì sự bất tiện + lời cảm ơn: Kết thúc bằng cách xin lỗi chân thành vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra và cảm ơn nhà tuyển dụng vì sự thông cảm. Điều này thể hiện thái độ tôn trọng và trách nhiệm của bạn.
- Kết thư & chữ ký: Cung cấp thông tin liên hệ (email hoặc số điện thoại) để tiện trao đổi và kết thúc bằng lời chào trang trọng, kèm chữ ký với tên đầy đủ. Đây là bước cuối để giữ kênh giao tiếp cởi mở.
Example:
I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at [Phone Number] or [Email] to confirm the new schedule.
Yours sincerely,
[Your Full Name]Dịch: Tôi thành thật xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào và rất cảm ơn sự thấu hiểu của quý công ty. Vui lòng liên hệ tôi qua [Số điện thoại] hoặc [Email] để xác nhận lịch mới.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]2. Mẫu thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh
Dưới đây là các mẫu thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh được thiết kế phù hợp với từng tình huống cụ thể. Những mẫu này ngắn gọn, chuyên nghiệp và dễ dàng chỉnh sửa để đáp ứng nhu cầu của bạn, giúp bạn tự tin gửi yêu cầu đến nhà tuyển dụng.
Mẫu thư 1: Lý do sức khỏe
| Subject: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR [POSITION NAME] – NGUYEN THI B Dear [Recruiter’s Name], I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [date/month]. Unfortunately, due to an unexpected health issue, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. If you have another suitable time, I am fully flexible to adjust. I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at 090xxx xxxx or email nguyen.thi.b@email.com to confirm the new schedule. Yours sincerely, Nguyen Thi B |
Mẫu thư 2: Sự cố cá nhân
| Subject: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR [POSITION NAME] – TRAN VAN C Dear [Recruiter’s Name], I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [date/month]. Due to an unexpected personal issue, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. If you have another suitable time, I am fully flexible to adjust. I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at 091xxx xxxx or email tran.van.c@email.com to confirm. Yours sincerely, Tran Van C |
| Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Full Name] – [Position Title] Dear [Mr./Ms. + Interviewer’s Last Name], I hope this message finds you well. My name is [Your Full Name], and I am writing regarding the interview for the [Job Position] position at [Company Name], originally scheduled for [Day, Date, Time]. Unfortunately, due to an unexpected issue that has arisen, I kindly request to reschedule the interview to another time that is more convenient for you. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause. If possible, I am available on [Option 1 – e.g., Thursday morning, Date] or [Option 2 – e.g., Friday afternoon, Date], but I am more than happy to adjust to your preferred schedule. Thank you very much for your understanding and flexibility. I truly appreciate the opportunity to interview with your team and remain very interested in the position. Best regards, [Your Full Name] Phone: [Your Phone Number] |
Từ chối khéo léo mà vẫn giữ thiện cảm với email từ chối phỏng vấn lịch sự.
Mẫu thư 3: Trùng lịch
| Subject: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR [POSITION NAME] – LE THI D Dear [Recruiter’s Name], I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [date/month]. Due to a conflict with an important prior commitment, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. I am fully flexible to adjust to a time that suits your company. I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at 093xxx xxxx or email le.thi.d@email.com. Yours sincerely, Le Thi D |
| Dear [Mr./Ms. + Interviewer’s Last Name], I hope you are doing well. My name is [Your Full Name], and I am writing regarding the interview for the [Position Title] position at [Company Name], which was originally scheduled for [Day, Date, Time]. Unfortunately, I have just realized that the interview time conflicts with a previously scheduled commitment that I am unable to adjust. I sincerely apologize for this situation and for any inconvenience it may cause. If possible, I would be very grateful to reschedule the interview to a more suitable time. I am available on [Option 1 – e.g., Thursday morning, Date] or [Option 2 – e.g., Friday afternoon, Date], but I am happy to adjust according to your availability. Thank you very much for your understanding and consideration. I truly appreciate the opportunity and remain very interested in joining [Company Name]. Best regards, [Your Full Name] Phone: [Your Phone Number] Email: [Your Email Address] |
Mẫu thư 4: Lý do khẩn cấp
| Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Full Name] – [Position Title] Subject: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR [POSITION NAME] – PHAM VAN E Dear [Recruiter’s Name], I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [date/month]. Due to an urgent family emergency, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. I am fully flexible to adjust to a time that suits your company. I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at 094xxx xxxx or email pham.van.e@email.com. Yours sincerely, Pham Van E |
Mẫu thư 5: Một số mẫu phổ biến khác
| Subject: REQUEST TO RESCHEDULE INTERVIEW FOR [POSITION NAME] – NGUYEN THI F Dear [Recruiter’s Name], I sincerely thank your company for inviting me to interview for the [Position Name] position on [date/month]. Due to an unexpected change in my business trip schedule, I am unable to attend the interview as scheduled. I kindly request to reschedule it to [date/month] or [date/month], depending on your convenience. If you have another suitable time, I am fully flexible to adjust. I sincerely apologize for any inconvenience caused and greatly appreciate your understanding. Please contact me at 092xxx xxxx or email nguyen.thi.f@email.com. Yours sincerely, Nguyen Thi F |
| Subject: Request to Reschedule Interview – [Your Full Name] – [Position Title] Dear [Mr./Ms. + Interviewer’s Last Name], I hope you are doing well. My name is [Your Full Name], and I am writing regarding the interview for the [Position Title] position at [Company Name], originally scheduled for [Day, Date, Time]. Due to [an unexpected issue / a personal matter / scheduling conflict], I kindly request to reschedule the interview to another time that is convenient for you. I’m available on [Option 1] or [Option 2], but I’m happy to adjust to your schedule. Thank you very much for your understanding. I remain very interested in this opportunity. Best regards, [Your Full Name] Phone: [Your Phone Number] Email: [Your Email Address] |
| Hi [First Name], I just realized that the interview on [Day, Date, Time] clashes with another commitment I can’t move. I’m really sorry for the short notice! Would it be possible to reschedule? I’m free on [Option 1] or [Option 2], but happy to work around your time. Thanks a lot for understanding! Best, [Your Name] |
3. Lưu ý khi viết thư dời lịch phỏng vấn
Để soạn thảo một thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến sự lịch sự, rõ ràng và tính trang trọng. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn đảm bảo lá thư không chỉ truyền đạt yêu cầu hiệu quả mà còn duy trì ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Mỗi lưu ý được giải thích chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng.
- Sử dụng xưng hô đúng và cá nhân hóa: Luôn sử dụng tên nhà tuyển dụng nếu biết (ví dụ: “Kính gửi Ông Nguyễn Văn Hùng”) để thể hiện sự tôn trọng và tạo cảm giác gần gũi. Điều này giúp lá thư trở nên chuyên nghiệp và cho thấy bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty. Nếu không biết tên, hãy sử dụng cách xưng hô chung như “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng” để duy trì tính trang trọng.
- Giải thích lý do ngắn gọn, tránh chi tiết cá nhân: Khi nêu lý do xin dời lịch, hãy giữ ngắn gọn và chuyên nghiệp, ví dụ: “do vấn đề sức khỏe” hoặc “trùng lịch trình”. Tránh chia sẻ chi tiết cá nhân không cần thiết để bảo vệ quyền riêng tư và giữ giọng điệu trang trọng.
- Đề xuất thời gian thay thế cụ thể: Đưa ra ít nhất hai khung thời gian thay thế (ví dụ: “ngày 12/10/2025 hoặc 13/10/2025”) để thể hiện sự linh hoạt và cam kết với cơ hội. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại lịch và đánh giá cao sự chủ động của bạn. Hãy nhấn mạnh rằng bạn sẵn sàng điều chỉnh theo lịch trình của họ để tăng tính hợp tác.
- Thể hiện lời xin lỗi và cảm ơn chân thành: Một lời xin lỗi chân thành vì sự bất tiện (ví dụ: “Tôi thành thật xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào”) và lời cảm ơn vì sự thông cảm sẽ giúp duy trì thiện cảm. Điều này thể hiện thái độ tôn trọng và trách nhiệm của bạn. Lời cảm ơn còn củng cố sự hào hứng của bạn với vị trí, tạo ấn tượng tích cực.
- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ lá thư để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc định dạng. Một lá thư được soạn thảo cẩn thận phản ánh kỹ năng giao tiếp và sự nghiêm túc của bạn. Sử dụng công cụ như Grammarly hoặc nhờ người khác xem lại để đảm bảo chất lượng thư.
Việc viết một thư xin dời lịch phỏng vấn tiếng Anh đúng chuẩn là bước quan trọng để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Với hướng dẫn chi tiết và các mẫu thư thực tế từ Fidovn, bạn có thể dễ dàng soạn thảo lá thư phù hợp, thể hiện sự tôn trọng và cam kết với cơ hội việc làm. Hãy để Fidovn đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục công việc mơ ước với những công cụ và tài nguyên hữu ích.
Tìm thêm các công việc chất lượng cao sử dụng tiếng anh trên Fidovn!
