Thư dời lịch phỏng vấn: Hướng dẫn chi tiết và mẫu thư chuyên nghiệp

Nếu bạn cần dời lịch phỏng vấn vì lý do bất ngờ, làm thế nào để thông báo một cách chuyên nghiệp mà vẫn giữ được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Fidovn sẽ chia sẻ với bạn cách viết thưdời lịch phỏng vấn hiệu quả, giúp bạn giải quyết tình huống này một cách êm đẹp và duy trì cơ hội việc làm.

1. Cách viết thư dời lịch phỏng vấn

Khi phải dời lịch phỏng vấn, điều quan trọng là bạn phải viết một thư vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa đảm bảo sự lịch sự. Việc thông báo đúng cách không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn tránh làm mất cơ hội việc làm.

Để giúp bạn dời lịch phỏng vấn khéo léo mà không làm mất lòng nhà tuyển dụng, hãy tham khảo các phần dưới đây để biết cách viết thư một cách chính xác và hiệu quả.

Hướng dẫn viết thư dời lịch phỏng vấn

1.1 Tiêu đề thư

Tiêu đề thư là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy khi họ nhận được email của bạn. Nó quyết định liệu họ có mở thư của bạn hay không, vì vậy việc viết tiêu đề một cách rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo thư của bạn được chú ý và không bị bỏ qua, tiêu đề cần phải:

• Rõ ràng và cụ thể: Tránh các từ ngữ mơ hồ, hãy để người nhận hiểu ngay mục đích của thư mà không cần mở ra đọc.
• Ngắn gọn, súc tích: Tiêu đề không nên quá dài, lý tưởng là từ 5 đến 7 từ. Điều này giúp tiêu đề không bị cắt bớt khi hiển thị trên các thiết bị di động.
• Lịch sự và chuyên nghiệp: Tiêu đề phải thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và tránh sử dụng các từ ngữ quá suồng sã hay thiếu tôn trọng.

Ví dụ:

• Yêu cầu dời lịch phỏng vấn – [Tên vị trí ứng tuyển]
• Thư xin hoãn lịch phỏng vấn – [Tên công ty]
• Xin phép dời lịch phỏng vấn – [Tên vị trí và ngày giờ cũ]

1.2 Lời chào

Lời chào trong thư dời lịch phỏng vấn là một phần quan trọng vì nó tạo ấn tượng đầu tiên với người nhận. Một lời chào lịch sự, tôn trọng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn ngay từ đầu. Khi viết lời chào, bạn cần xác định đúng người nhận.

Nếu bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng tên riêng của họ để tạo sự cá nhân hóa trong thư. Điều này giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn. Nếu không biết tên, bạn có thể dùng chức danh hoặc “Kính gửi” để thể hiện sự trang trọng.

Ví dụ:

• Kính gửi [Tên người nhận],
• Chào [Chức danh và Tên người nhận],
• Thân gửi [Tên người nhận],
• Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng – [Tên công ty]

1.3 Lời mở đầu

Lời mở đầu trong thư dời lịch phỏng vấn là phần quan trọng để xác nhận rằng bạn đã nhận được lời mời phỏng vấn và thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội được phỏng vấn tại công ty. Lời mở đầu cần ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo sự lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn không cần phải viết quá dài dòng, chỉ cần thể hiện lòng biết ơn và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Trong lời mở đầu, bạn nên:

• Xác nhận việc nhận thư mời phỏng vấn: Đây là cách để bạn xác nhận với nhà tuyển dụng rằng bạn đã đọc và hiểu thông tin được gửi tới.
• Bày tỏ sự cảm ơn đối với cơ hội phỏng vấn: Điều này giúp thể hiện thái độ tích cực và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

• Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty]. Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời tôi tham gia phỏng vấn.
• Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý công ty đã cho tôi cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]. Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với quý công ty về cơ hội này.

1.4 Giải thích lý do

Phần giải thích lý do trong thư dời lịch phỏng vấn rất quan trọng, vì nó sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu lý do bạn không thể tham gia phỏng vấn đúng lịch. Tuy nhiên, khi giải thích, bạn nên giữ lý do ngắn gọn, rõ ràng và tránh đi vào quá nhiều chi tiết cá nhân. Điều này giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và không làm mất lòng nhà tuyển dụng.

• Giải thích lý do một cách chân thành: Hãy giữ lý do đơn giản và trung thực. Không cần phải đưa ra quá nhiều chi tiết, chỉ cần lý do hợp lý và dễ hiểu.
• Tránh lý do quá chung chung hoặc không thuyết phục: Những lý do mơ hồ hoặc không rõ ràng có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ hoặc cảm thấy không hài lòng. Hãy lựa chọn lý do có thể gây được sự thông cảm từ phía nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

• Vì lý do sức khỏe, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn đã lên lịch vào ngày [ngày cụ thể].
• Do có một cuộc họp công việc quan trọng trùng với lịch phỏng vấn, tôi muốn xin phép được dời lịch phỏng vấn sang ngày khác.
• Tôi đang phải giải quyết một vấn đề cá nhân bất ngờ, vì vậy tôi không thể tham gia phỏng vấn vào thời gian đã thỏa thuận.
• Xem thêm: Khám phá ngay các cơ hội việc làm chỉ có tại Fidovn – Duy nhất hôm nay

Nêu rõ lý do tại sao cần dời lịch phỏng vấn

1.5 Đề xuất thời gian mới

Khi dời lịch phỏng vấn, một trong những phần quan trọng nhất là đề xuất một thời gian mới. Việc đưa ra các lựa chọn cụ thể sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với lịch trình của nhà tuyển dụng và giúp họ dễ dàng sắp xếp lại buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng thời gian bạn đề xuất cần phải hợp lý và linh hoạt.

Trong phần này, bạn cần:

• Đưa ra ít nhất 2-3 lựa chọn về thời gian mới: Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể lựa chọn thời gian phù hợp với lịch trình của họ.
• Cung cấp khung giờ cụ thể: Bạn nên đưa ra các mốc thời gian cụ thể thay vì để ngỏ, để nhà tuyển dụng không phải tốn thêm thời gian để chọn lựa.
• Thể hiện sự linh hoạt và tôn trọng: Bạn nên cho thấy rằng bạn sẵn sàng điều chỉnh để phù hợp với lịch của nhà tuyển dụng.

Ví dụ:

• Tôi xin đề xuất các thời gian sau để tổ chức lại buổi phỏng vấn: [Ngày giờ 1] (sáng), [Ngày giờ 2] (chiều), hoặc [Ngày giờ 3] (sáng ngày sau).
• Nếu có thể, tôi mong muốn được phỏng vấn vào ngày [ngày cụ thể] vào giờ [giờ cụ thể]. Tuy nhiên, nếu thời gian này không thuận tiện, tôi rất vui được thay đổi theo lịch của quý công ty.
• Xin phép được đề nghị một buổi phỏng vấn vào các ngày sau: [Ngày 1] hoặc [Ngày 2] vào buổi sáng hoặc chiều, tùy vào sự thuận tiện của quý công ty.

1.6 Lời cảm ơn và kết thúc

Phần kết thúc thư dời lịch phỏng vấn rất quan trọng vì nó để lại ấn tượng cuối cùng với nhà tuyển dụng. Bạn cần kết thúc thư một cách lịch sự và chuyên nghiệp, đồng thời bày tỏ sự biết ơn vì nhà tuyển dụng đã xem xét yêu cầu của bạn và linh hoạt trong việc sắp xếp lại lịch phỏng vấn. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự tôn trọng và sự mong đợi tiếp tục hợp tác với công ty.

Trong phần kết thúc, bạn nên:

• Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã thông cảm và xem xét yêu cầu của bạn: Điều này thể hiện sự tôn trọng và biết ơn đối với thời gian và sự linh hoạt của họ.
• Thể hiện mong muốn được gặp gỡ và tiếp tục trao đổi trong buổi phỏng vấn: Điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
• Kết thúc thư một cách lịch sự: Đảm bảo rằng bạn kết thúc thư bằng một lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp.

Ví dụ:

• Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty về thời gian mới. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hiểu biết của quý công ty. Tôi rất mong sớm được gặp gỡ và trao đổi thêm về cơ hội này.
• Cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét yêu cầu của tôi. Tôi rất mong sẽ có cơ hội trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn và hy vọng có thể tham gia vào đội ngũ của quý công ty.
• Xin cảm ơn quý công ty đã xem xét và linh động trong việc thay đổi thời gian phỏng vấn. Tôi rất mong được tiếp tục trao đổi về cơ hội hợp tác trong tương lai.

Xem thêm

55 câu hỏi phỏng vấn thường gặp và cách trả lời thông minh

15 câu hỏi phỏng vấn bằng tiếng Anh phổ biến nhất

Cách viết email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp (kèm mẫu)

2. Những điều cần tránh khi gửi thư dời lịch phỏng vấn

Việc dời lịch phỏng vấn là điều có thể xảy ra, nhưng cách bạn xử lý tình huống này sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn. Để duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng, hãy tránh những sai lầm sau:

• Không thông báo kịp thời: Nếu bạn biết rằng mình không thể tham gia buổi phỏng vấn, hãy thông báo càng sớm càng tốt. Việc thông báo vào phút cuối sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn không tôn trọng thời gian của họ và có thể gây khó khăn trong việc sắp xếp lại lịch phỏng vấn.
• Lý do không thuyết phục: Khi bạn giải thích lý do dời lịch, hãy chắc chắn rằng lý do đó hợp lý và có thể khiến nhà tuyển dụng thông cảm. Tránh đưa ra lý do quá chung chung như “có việc bận” hoặc “vấn đề cá nhân” mà không giải thích rõ ràng. Những lý do này có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ và tạo ấn tượng xấu về bạn.
• Thiếu lịch sự trong cách diễn đạt: Một thư dời lịch phỏng vấn cần phải được viết một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ thiếu tôn trọng hoặc suồng sã. Lời lẽ quá thô lỗ hoặc thiếu tôn trọng có thể khiến bạn mất đi cơ hội phỏng vấn.
• Chỉ đưa ra một thời gian duy nhất: Khi đề xuất thời gian mới, bạn nên đưa ra ít nhất 2-3 lựa chọn khác nhau để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn thời gian phù hợp với lịch trình của họ. Nếu bạn chỉ đưa ra một thời gian duy nhất và đó không phù hợp với lịch của họ, cơ hội phỏng vấn có thể sẽ bị bỏ lỡ.
• Không kiểm tra lại thông tin: Trước khi gửi thư, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra lại các thông tin quan trọng, chẳng hạn như ngày giờ, tên vị trí, và các thông tin liên quan. Việc gửi thư với thông tin sai lệch có thể làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.

Cách viết email từ chối phỏng vấn lịch sự, không mất thiện cảm

Những điều cần tránh khi gửi thư dời lịch phỏng vấn

3. Mẫu thư dời lịch phỏng vấn chuẩn nhất

Mẫu 1: Dời lịch vì có việc đột xuất

Mẫu 2: Dời lịch vì lý do sức khỏe

Mẫu 3: Dời lịch vì trùng lịch công việc khác

Mẫu 4: Dời lịch gấp (gửi sát giờ phỏng vấn)

Mẫu 5: Dời lịch khi đã xác nhận trước đó

Hy vọng hướng dẫn và các mẫu thư dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp mà Fidovn chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng áp dụng trong mọi trường hợp thực tế. Hãy luôn giữ thái độ lịch sự, chân thành và phản hồi kịp thời để thể hiện mình là một ứng viên đáng tin cậy.