Bạn đã nhận được lời mời phỏng vấn, nhưng không biết cách viết email xác nhận phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và ấn tượng? Làm thế nào để bạn có thể thể hiện sự tôn trọng và chuẩn bị sẵn sàng cho buổi phỏng vấn? Đừng lo, FIDOVN sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách viết email xác nhận phỏng vấn, với các mẫu email rõ ràng và những nguyên tắc quan trọng giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy cùng tìm hiểu ngay để nâng cao cơ hội thành công trong buổi phỏng vấn sắp tới của bạn!
1. Tại sao nên viết email xác nhận phỏng vấn
Gửi lại email xác nhận phỏng vấn cho nhà tuyển dụng là cơ hội để thể hiện bạn thật sự tôn tọng và nghiêm túc với công việc này. Dưới dây là một số lý do chính:
- Thể hiện thái độ trân trọng và chuyên nghiệp: Gửi mail xác nhận tham gia phỏng vấn thể hiện sự tôn trọng tôn trọng thời gian và quy trình của công ty.
- Xác nhận thông tin giữa hai bên: Việc phản hồi email là cơ hội để cả bạn và nhà tuyển dụng kiểm tra lại các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn (trực tiếp hay trực tuyến), người phỏng vấn và các tài liệu cần chuẩn bị. Điều này giúp tránh bất kỳ sự hiểu lầm nào và đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
- Tạo thiện cảm tích cực: Một phản hồi nhanh chóng và lịch sự sẽ gây ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng ngay từ đầu.
FIDOVN luôn cập nhật hàng nghìn việc làm uy tín từ các doanh nghiệp hàng đầu trên toàn quốc.
2. Cấu Trúc Cơ Bản của Một Email Xác Nhận Phỏng Vấn
Một email xác nhận rõ ràng, đầy đủ thông tin lúc nào cũng sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng chưng như giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Dưới đây là mẫu cấu trúc chuẩn khi gửi email xác nhận phỏng vấn:
2.1 Tiêu đề email
Khi bạn nhận được thư mời phỏng vấn và cần gửi email xác nhận, bạn có thể trả lời trực tiếp trên email mà nhà tuyển dụng đã gửi hoặc viết một email mới. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định viết một email mới, việc chọn tiêu đề email chuẩn là rất quan trọng để giúp nhà tuyển dụng nhận biết mục đích và dễ dàng phân loại email.
Cấu trúc tiêu đề chuẩn cho email xác nhận phỏng vấn:
- Xác nhận phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn]
- Xác nhận phỏng vấn – [Tên đầy đủ của bạn] – [Vị trí ứng tuyển]
Ví dụ minh họa:
Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Thị Lan – Trợ lý Marketing
Interview Confirmation – Nguyễn Thị Lan – Marketing Assistant
2.2 Lời chào
Đây là phần mở đầu quan trọng, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với nhà tuyển dụng. Việc sử dụng lời chào đúng cách không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt mà còn giúp thiết lập một tone giao tiếp lịch sự và thân thiện ngay từ ban đầu.
Cách viết lời chào chuẩn:
- Nếu bạn biết tên người nhận: Khi bạn biết tên người nhận, hãy sử dụng tên đầy đủ và chức danh của họ để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Ví dụ:
Kính gửi Chị Lan, Phòng Nhân sự,
Kính gửi Anh Minh, Trưởng phòng Marketing,
- Nếu bạn không biết tên người nhận: Trong trường hợp bạn không biết tên người nhận, việc chào theo bộ phận hoặc phòng ban là cách tốt để duy trì sự lịch sự và trang trọng.
Ví dụ:
Kính gửi Phòng Nhân sự,
Kính gửi Quý công ty,
2.3 Nội dung chính
Phần Nội Dung Chính trong email xác nhận phỏng vấn là phần quan trọng nhất. Đây là nơi bạn cần cung cấp tất cả các thông tin chi tiết về buổi phỏng vấn, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng kiểm tra và xác nhận lại với bạn. Cách trình bày thông tin một cách rõ ràng và chính xác sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Xác nhận tham gia phỏng vấn: Đầu tiên, bạn cần xác nhận rõ ràng rằng bạn sẽ tham gia buổi phỏng vấn theo lịch đã được hẹn với nhà tuyển dụng
Cấu trúc: Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [Thời gian], ngày [Ngày].
Ví dụ minh họa: Tôi xin xác nhận tham gia buổi phỏng vấn vào lúc 9:00 AM, ngày 15 tháng 8, tại Văn phòng ABC, tầng 5, tòa nhà XYZ, Hà Nội.
Các yêu cầu đặc biệt hoặc tài liệu cần chuẩn bị: Đây là phần bạn cần xác nhận nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn mang theo tài liệu nào hoặc chuẩn bị thêm thông tin gì trước buổi phỏng vấn.
Cấu trúc: Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần chuẩn bị [tài liệu]
Ví dụ minh họa: Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần mang theo bản CV bản cứng hoặc portfolio trong buổi phỏng vấn.
2.4 Lời kết
Lời kết trong email xác nhận phỏng vấn thể hiện phép lịch sự và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự trân trọng và mong đợi được gặp gỡ trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Cấu trúc lời kết chuẩn:
- Cảm ơn nhà tuyển dụng: Đảm bảo rằng bạn cảm ơn nhà tuyển dụng vì cơ hội tham gia phỏng vấn.
- Thể hiện mong muốn được gặp mặt: Chắc chắn bạn thể hiện mong muốn được gặp và thảo luận chi tiết hơn về cơ hội công việc.
- Kết thúc một cách lịch sự: Sử dụng một câu kết ngắn gọn và thể hiện sự tôn trọng.
Ví dụ minh họa:
Xin cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia phỏng vấn. Tôi rất mong được trao đổi thêm về cơ hội công việc tại công ty.
2.5 Chữ Ký
Chữ ký trong email xác nhận phỏng vấn không chỉ giúp bạn cung cấp thông tin liên lạc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách giao tiếp. Dưới đây là mẫu chữ ký mà bạn có thể sử dụng:
Cấu trúc chữ ký chuẩn:
- Tên đầy đủ
- Vị trí ứng tuyển (nếu cần)
- Số điện thoại
- Liên kết mạng xã hội (LinkedIn, nếu có)
Ví dụ minh họa chữ ký email:
Nguyễn Thị Lan
Ứng viên Trợ lý Marketing
Số điện thoại: 0987654321
Email: nguyenthilan@email.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyen-thi-lan
3. Nguyên tắc khi trả lời thư mời xác nhận phỏng vấn
Dưới đây là 4 nguyên tắc quan trọng mà bạn cần tuân thủ khi trả lời thư mời xác nhận phỏng vấn:
- Trả lời càng sớm càng tốt: Viêcj trả lời sớm thư mời phỏng vấn không chỉ cho thấy bạn là người chủ động mà còn giúp nhà tuyển dụng sắp xếp lại lịch trình của mình một cách hiệu quả. Nếu bạn nhận được thư mời phỏng vấn vào buổi sáng, hãy cố gắng phản hồi trong ngày. Tránh để quá lâu, vì điều này có thể làm giảm ấn tượng của bạn đối với nhà tuyển dụng.
- Dùng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng khi viết mail: Cách bạn giao tiếp qua email sẽ phần nào phản ánh thái độ của bạn đối với công ty và công việc. Vì vậy, bạn hãy tránh sử dụng văn nói hoặc viết tắt trong email xác nhận mà hãy luôn duy trì phép lịch sự dù là với những người bạn chưa gặp mặt.
- Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Sự rõ ràng và mạch lạc trong cách trình bày giúp nhà tuyển dụng dễ dàng kiểm tra thông tin và cũng giúp bạn giảm thiểu rủi ro bị hiểu nhầm. Hãy đảm bảo rằng bạn xác nhận đầy đủ và chính xác các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm và các yêu cầu liên quan. Tránh viết quá dài dòng hoặc để lại các thông tin mơ hồ.
- Kiểm tra lại thông tin trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin trong email của bạn. Việc kiểm tra kỹ thông tin sẽ giúp bạn tránh mắc phải các lỗi cơ bản làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Sinh viên mới ra trường tham khảo các cơ hội thực tập hấp dẫn tại FIDOVN
4. Các Mẫu Email Xác Nhận Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp
Mẫu Email 1: Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn Đúng Lịch
| Tiêu đề Email: Xác nhận tham gia buổi phỏng vấn Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Lan Kính gửi: [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên công ty]/ Quý Công ty, Tôi rất vui và biết ơn khi nhận được lời mời tham gia phỏng vấn từ Quý Công ty. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày], lúc [giờ], tại [địa điểm].. Tôi rất mong buổi phỏng vấn sẽ là cơ hội để chúng ta trao đổi thêm về vị trí Nhân viên Marketing và khả năng đóng góp của tôi cho công ty. Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, xin vui lòng cho tôi biết. Xin chân thành cảm ơn và rất mong được gặp Anh/Chị trong buổi phỏng vấn sắp tới. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ Email] |
Mẫu Email 2: Đề Xuất Thay Đổi Lịch Phỏng Vấn
| Tiêu đề Email: Xác nhận phỏng vấn và đề xuất thay đổi lịch – [Tên ứng viên] Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên công ty]/Quý Công ty, Cảm ơn quý công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn vào lúc [giờ], ngày [ngày]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì không thể tham gia vào khung thời gian mà Quý Công ty đã đề xuất. Tôi xin chân thành xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm từ quý công ty. Với sự tôn trọng đối với quý công ty và cơ hội này, tôi xin phép đề xuất việc dời lịch phỏng vấn sang [giờ] cùng ngày. Tôi rất mong nhận được sự thông cảm và chấp thuận từ phía quý công ty về sự thay đổi này. Tôi rất mong nhận được sự đồng ý từ quý công ty. Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào cần chuẩn bị, xin vui lòng cho tôi biết. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ Email] |
Mẫu 3: Xác Nhận Tham Gia Và Gửi Tài Liệu Đính Kèm
| Tiêu đề Email: Xác nhận tham gia phỏng vấn và gửi tài liệu [vị trí] – [Tên ứng viên] Kính gửi [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/Quý Công ty, Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày], lúc [giờ], tại [địa điểm]. Tôi rất vui mừng khi nhận được lời mời phỏng vấn và rất mong được trao đổi với quý công ty về cơ hội công việc này. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn đúng lịch trình và đính kèm theo email này là CV và Portfolio của tôi. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào khác cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn. Trân trọng cảm ơn và mong được gặp quý công ty trong buổi phỏng vấn sắp tới. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ Email] |
Mẫu 4: Yêu Cầu Thêm Thông Tin Trước Buổi Phỏng Vấn
| Tiêu đề Email: Xác nhận tham gia phỏng vấn và yêu cầu thêm thông tin – [Tên ứng viên] Kính gửi : [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp]/Quý Công ty, Trước hết, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho tôi tham gia buổi phỏng vấn vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm]. Tôi rất vui khi nhận được lời mời phỏng vấn và hy vọng sẽ có cơ hội trao đổi thêm về vị trí ứng tuyển. Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã được đề xuất. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn để tôi có thể chuẩn bị đầy đủ. Trân trọng cảm ơn và mong được gặp quý công ty trong buổi phỏng vấn sắp tới. Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại] [Địa chỉ Email] |
Bài viết đã tổng hợp các mẫu email xác nhận phỏng vấn giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng và thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ bước đầu. FIDOVN chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn và hy vọng bạn sẽ tìm được công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng của mình. Hãy luôn tự tin và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp!
