Bạn vừa nhận được lời mời phỏng vấn, nhưng sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, bạn quyết định không tiếp tục với cơ hội đó? Vậy làm cách nào để viết email từ chối phỏng vấn lịch sực khi bạn cảm thấy không phù hợp với công việc? Thay vì im lặng hoặc phản hồi qua loa, một email chỉn chu sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng và cả chính bản thân mình. FIDOVN tin rằng, dù không tiếp tục với cơ hội này, bạn vẫn có thể để lại ấn tượng tốt đẹp – bắt đầu từ một dòng phản hồi khéo léo và đúng lúc.
1. Khi Nào Nên Viết Email Từ Chối Phỏng Vấn?
Việc từ chối lời mời phỏng vấn không phải lúc nào cũng xuất phát từ sự thiếu thiện chí. Trong nhiều trường hợp, ứng viên có những lý do chính đáng để không thể tiếp tục quy trình tuyển dụng. Dưới đây là một số tình huống phổ biến mà bạn nên cân nhắc việc gửi email từ chối:
- Khi bạn đã nhận được công việc phù hợp hơn
- Khi bạn thay đổi định hướng nghề nghiệp
- Khi bạn phát hiện mức lương, mô tả công việc hoặc môi trường làm việc thực tế khác xa với những gì được thông tin trước đó
- Khi điều kiện cá nhân không còn cho phép. Ví dụ: vì lý do sức khỏe, gia đình hoặc thay đổi địa lý, bạn không thể tiếp tục tham gia phỏng vấn như dự định.
- Bạn xem đánh giá về công ty của các nhân viên cũ và nhận thấy sự không đúng như những gì bạn mong muốn.
>>>Đừng bỏ lỡ những việc làm gần bạn để tiết kiệm thời gian di chuyển và cân bằng cuộc sống.
2. Cấu Trúc Chuẩn Khi Viết Email Từ Chối Phỏng Vấn
Dù lý do từ chối là gì, một email được viết chỉn chu sẽ luôn thể hiện thái độ nghiêm túc, chuyên nghiệp và có trách nhiệm của ứng viên. Với FIDOVN, chúng tôi khuyến nghị người tìm việc nên tuân thủ một cấu trúc rõ ràng, lịch sự khi viết email từ chối phỏng vấn. Cấu trúc này gồm các phần như sau:
2.1 Tiêu đề email (Subject)
Tiêu đề cần thể hiện rõ nội dung phản hồi và danh tính người gửi. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện mục đích email và xử lý thông tin nhanh chóng.
Trong trường hợp soạn email mới, bạn nên đặt tiêu đề rõ ràng như:
- Phản hồi lịch phỏng vấn – Nguyễn Văn A
- Không thể tham gia phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – Nguyễn Văn A
Trong trường hợp trả lời (reply) trực tiếp vào email mời phỏng vấn, bạn có thể giữ nguyên tiêu đề gốc và chỉ cần trả lời trong phần nội dung email.
2.2 Mở đầu email
Phần mở đầu của email cần thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí của bạn đối với cơ hội được nhà tuyển dụng đề xuất. Dù là từ chối, bạn vẫn nên bắt đầu bằng một lời chào phù hợp và lời cảm ơn chân thành.
Lời chào trang trọng
Bạn nên xưng hô đúng với người gửi email mời phỏng vấn nếu đã có tên cụ thể, hoặc dùng cách gọi chung khi chưa rõ danh tính:
Ví dụ:
- Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
- Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty],
Lời cảm ơn thể hiện sự trân trọng
Ngay sau phần chào hỏi, bạn cần bày tỏ sự biết ơn đối với cơ hội được mời phỏng vấn. Đây là phép lịch sự tối thiểu, đồng thời cho thấy bạn là người chuyên nghiệp và tôn trọng công sức của nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
- Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã quan tâm đến hồ sơ của tôi và gửi lời mời tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí].
- Tôi rất trân trọng cơ hội được quý công ty cân nhắc và sắp xếp lịch phỏng vấn trong thời gian tới.
Lưu ý từ FIDOVN: Dù lý do từ chối là gì, bạn vẫn nên giữ thái độ tích cực và lịch sự ngay từ phần mở đầu. Điều này thể hiện bạn là người có trách nhiệm và chuyên nghiệp trong mọi tình huống.
2.3 Xác nhận không tham gia phỏng vấn
Bạn nên trình bày rõ ràng rằng mình sẽ không tham gia phỏng vấn, kèm theo một lý do ngắn gọn, trung lập. Không cần giải thích dài dòng hay chi tiết nhạy cảm – chỉ cần thể hiện sự tôn trọng và khẳng định quyết định một cách dứt khoát.
Ví dụ 1:
Sau khi cân nhắc kỹ, tôi xin phép không tham gia buổi phỏng vấn sắp tới do đã có thay đổi trong kế hoạch nghề nghiệp cá nhân. Tôi rất trân trọng cơ hội mà quý công ty đã dành cho mình.
Ví dụ 2:
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định không tiếp tục tham gia buổi phỏng vấn tại quý công ty vì lý do cá nhân liên quan đến định hướng nghề nghiệp hiện tại. Tôi rất trân trọng cơ hội mà quý công ty đã dành cho mình và mong nhận được sự thông cảm cho quyết định này.
2.4 Lời chúc và thiện chí giữ kết nối
Dù không tiếp tục tham gia phỏng vấn, bạn vẫn nên thể hiện thái độ thiện chí và mong muốn giữ liên hệ với công ty trong tương lai. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn mở ra cơ hội hợp tác sau này.
Ví dụ:
Tôi kính chúc quý công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này và ngày càng phát triển vững mạnh trong thời gian tới. Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai khi điều kiện phù hợp hơn.
Một lần nữa, tôi xin cảm ơn và kính chúc Anh/Chị cùng quý công ty thật nhiều sức khỏe, thành công và thuận lợi trong quá trình tuyển dụng sắp tới.
>>> Khám phá ngay các việc làm toàn thời gian tại những công ty hàng đầu.
2.5 Kết thư và chữ ký
Bạn nên sử dụng một lời chào kết thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp, sau đó là thông tin chữ ký cá nhân bao gồm họ tên và thông tin liên hệ cơ bản nếu cần.
Trân trọng,
Tên ứng viên
SĐT: 0909 XXX XXX
Email LinkedIn (nếu có)
3. Nguyên Tắc Chung Khi Viết Email Từ Chối Phỏng Vấn
Dù là thư từ chối, bạn vẫn đang giao tiếp với một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp – do đó, cách viết email cần đảm bảo sự tôn trọng, rõ ràng và giữ được hình ảnh cá nhân. Dưới đây là những nguyên tắc bạn nên tuân thủ:
- Phản hồi càng sớm càng tốt: Ngay khi đưa ra quyết định không tiếp tục tham gia phỏng vấn, ứng viên cần gửi email phản hồi trong vòng 24–48 giờ. Điều này thể hiện thái độ tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và giúp họ dễ dàng điều chỉnh lịch trình tuyển dụng.
- Giữ thái độ tích cực và lịch sự: Dù lý do từ chối là gì, ứng viên cũng nên tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính tiêu cực hoặc thể hiện sự bất mãn. Việc giữ giọng văn trung lập, nhẹ nhàng sẽ giúp duy trì mối quan hệ tích cực trong tương lai.
- Trình bày rõ ràng và ngắn gọn: Một email từ chối phỏng vấn không cần dài dòng. Ứng viên chỉ cần nêu rõ lời cảm ơn, lý do từ chối và xác nhận không tham gia – tất cả nên được gói gọn trong một email súc tích, dễ hiểu.
- Ứng viên không nên im lặng hoặc bỏ lửng: Nhiều ứng viên chọn cách im lặng thay vì phản hồi. Đây là điều FIDOVN không khuyến khích, vì nó thể hiện sự thiếu trách nhiệm, có thể ảnh hưởng đến uy tín của bạn trong mắt nhà tuyển dụng.
- Ứng viên nên cá nhân hóa nội dung email: Việc sử dụng mẫu email là điều hoàn toàn hợp lý, nhưng nhà tuyển dụng nên điều chỉnh câu chữ để phù hợp với từng tình huống cụ thể.
>>> Chỉ những cơ hội tốt nhất mới dành cho bạn – xem ngay danh sách việc làm chất lượng
4. Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn Theo Tình Huống Cụ Thể
Dưới đây là các mẫu email từ chối phỏng vấn, được dùng trong các tình huống thông dụng, trung lập – dễ áp dụng – phù hợp với mọi đối tượng (dù là sinh viên mới ra trường hay người đi làm):
Mẫu Email 1 – Áp dụng được cho mọi đối tượng
| Tiêu đề: Từ chối tham dự phỏng vấn – vị trí [Tên vị trí] Kính gửi Anh/Chị, Em xin cảm ơn cơ hội phỏng vấn mà Anh/Chị đã dành cho em. Tuy nhiên, em xin phép được không tiếp tục tham gia vào quá trình tuyển dụng của công ty tại thời điểm này. Em trân trọng những thông tin đã được chia sẻ và hy vọng sẽ có dịp phù hợp để hợp tác cùng Quý công ty trong tương lai. Trân trọng, [Tên bạn] |
Mẫu Email 2 – Từ chối do đã nhận việc nơi khác
| Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] Kính gửi Anh/Chị [Tên bộ phận tuyển dụng hoặc người liên hệ], Em xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời em tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ lưỡng các cơ hội hiện có, em đã nhận được lời mời làm việc từ một doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển cá nhân. Do đó, em xin phép được từ chối lịch phỏng vấn sắp tới. Em rất trân trọng sự chuyên nghiệp và thiện chí từ phía Quý công ty, và hy vọng sẽ có dịp hợp tác trong tương lai nếu có cơ hội phù hợp. Trân trọng cảm ơn và kính chúc Quý công ty ngày càng phát triển, [Tên bạn] |
Mẫu Email 3 – Từ chối vì không còn phù hợp với định hướng cá nhân
| Tiêu đề: Thư từ chối phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ], Em rất cảm kích vì đã được Quý công ty liên hệ và mời tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Sau khi tìm hiểu thêm về vị trí và cân nhắc lại định hướng nghề nghiệp hiện tại, em nhận thấy bản thân chưa thật sự phù hợp để tiếp tục trong vòng tuyển dụng lần này. Em xin được phép từ chối lịch phỏng vấn và mong rằng quyết định này sẽ không gây bất tiện cho Anh/Chị cũng như công ty. Kính chúc Quý công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp và gặt hái nhiều thành công. Trân trọng, [Tên bạn] |
Mẫu Email 4 – Từ chối vì lý do cá nhân không thể tham gia
| Tiêu đề: Xin phép từ chối buổi phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] Kính gửi Anh/Chị [Tên người liên hệ], Trước tiên, em xin cảm ơn Quý công ty đã gửi lời mời phỏng vấn và tạo cơ hội cho em tham gia vào quy trình tuyển dụng vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, do một số vấn đề cá nhân đột xuất, em không thể thu xếp tham dự phỏng vấn theo lịch đã đề xuất. Vì không muốn ảnh hưởng đến tiến trình tuyển dụng, em xin phép được rút khỏi vòng tuyển dụng lần này. Em hy vọng sẽ có cơ hội khác được làm việc cùng Quý công ty trong tương lai. Trân trọng cảm ơn và kính chúc Anh/Chị nhiều sức khỏe, [Tên bạn] |
Mẫu 5 – Từ chối lịch phỏng vấn nhưng mở ra cơ hội hợp tác sau này
| Tiêu đề: Từ chối lịch phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] Kính gửi Quý công ty, Em rất trân trọng cơ hội được mời tham gia phỏng vấn và đánh giá cao sự chuyên nghiệp trong cách Quý công ty tổ chức quy trình tuyển dụng. Tuy nhiên, do có thay đổi trong kế hoạch cá nhân, em xin phép được từ chối lịch phỏng vấn ở thời điểm hiện tại. Em hy vọng vẫn có thể giữ liên hệ với Quý công ty và sẽ xem xét những cơ hội phù hợp khác trong tương lai gần. Chúc Quý công ty luôn thành công và phát triển bền vững. Trân trọng, [Tên bạn] |
Mẫu email 6 – Từ chối phỏng vấn Lịch sự, chuyên nghiệp
| Chủ đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – [Họ tên] Nội dung: Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng / Bộ phận tuyển dụng], Trước tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã quan tâm đến hồ sơ của tôi và dành thời gian mời tôi tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn lần này vì [lý do cá nhân / đã nhận được cơ hội phù hợp hơn / thay đổi định hướng nghề nghiệp…]. Tôi rất trân trọng cơ hội được Quý công ty quan tâm và hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai nếu phù hợp. Kính chúc Quý công ty ngày càng phát triển và thành công. Trân trọng, [Họ tên] [Số điện thoại – Email] |
Mẫu Emai Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 7 – Lịch Sự, Trang Trọng
| Subject: Withdrawal from Interview Process – [Job Title] Dear [Recruiter’s Name], Thank you for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. I appreciate your consideration and the time invested in reviewing my application. After careful thought, I have decided to withdraw from the interview process due to a change in my personal circumstances. As such, I will not be moving forward with the scheduled interview. I’m grateful for your interest and hope we may cross paths in the future under more aligned conditions. Best regards, [Your Name] |
Mẫu Emai Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 9 – Không phù hợp định hướng
| Subject: Regarding Interview Invitation for [Job Title] Dear [Recruiter’s Name], I hope this message finds you well. I’m writing to express my gratitude for your invitation to interview for the [Job Title] position. Upon further reflection, I’ve realized that the role may not fully align with my current career direction, and I believe it would be more appropriate to step aside at this stage. Thank you once again for your kind consideration. I hope our paths may cross again in the future. Warm regards, [Your Name] |
Mẫu Emai Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 10 – Rút gọn, súc tích, phù hợp công ty quốc tế
| Subject: Interview Cancellation – [Job Title] Dear [Recruiter’s Name], I appreciate your interest in my application and the invitation to interview for the [Job Title] role. Unfortunately, I must respectfully decline as I’m no longer in a position to pursue this opportunity. Thank you once again, and best wishes with your recruitment process. Best regards, [Your Name] |
Mẫu Emai Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 11 – Từ chối vì chuyển nơi ở
| Subject: Withdrawal of Application – [Job Title] Dear [Recruiter’s Name], Thank you for considering my application and inviting me to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. Regrettably, I must withdraw my application due to a recent relocation decision made by my family, which will prevent me from pursuing opportunities in this region. I appreciate your understanding and hope there may be a chance to reconnect in the future. Best regards, [Your Name] |
Một email từ chối phỏng vấn được trình bày chỉn chu không chỉ phản ánh thái độ nghiêm túc với cơ hội nghề nghiệp, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ trong công việc. Hy vọng những mẫu email được chia sẻ trong bài viết đã mang đến cho bạn những gợi ý hữu ích và áp dụng linh hoạt trong từng tình huống cụ thể. Và nếu bạn vẫn đang trên hành trình tìm kiếm cơ hội phù hợp, hãy để FIDOVN đồng hành cùng bạn – với các công cụ hỗ trợ tìm việc, gợi ý công việc, cũng như tạo CV AI cá nhân hóa theo đúng nhu cầu của bạn.
