Khi ứng tuyển vào một vị trí công việc, ngoài việc chuẩn bị một bản CV ấn tượng, việc gửi email xin việc cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Bạn có bao giờ tự hỏi rằng một email gửi CV có thể quyết định thành công hay thất bại trong quá trình tuyển dụng? Chính vì vậy, cách viết email gửi CV đúng chuẩn là điều mà mỗi ứng viên cần phải nắm vững. Bài viết này, từ Fidovn, sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của email trong quá trình tuyển dụng, cách viết email sao cho gây ấn tượng và các nguyên tắc cần nhớ để tránh mắc phải những lỗi phổ biến.
1. Tại sao email gửi CV lại quan trọng?
Trong thời đại hiện nay, gửi CV qua email đã trở thành phương thức phổ biến và hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Thế nhưng nhiều bạn vẫn chưa hiểu hết tầm quan trọng của việc viết email gửi CV? Tại sao khi gửi CV cho nhà tuyển dụng cần viết mail
- Email là cơ hội đầu tiên để gây ấn tượng: Khi bạn gửi email kèm theo CV, đây chính là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Một email chuyên nghiệp, rõ ràng sẽ khiến nhà tuyển dụng chú ý đến bạn ngay từ đầu, trước khi họ quyết định xem xét hồ sơ xin việc của bạn.
- Đánh giá sự chuyên nghiệp và cẩn thận của ứng viên: Một email gửi CV chỉnh chu, rõ ràng sẽ phản ánh khả năng giao tiếp và sự chỉn chu của ứng viên. Việc thể hiện sự tỉ mỉ và cẩn thận trong từng chi tiết của email là yếu tố quan trọng giúp ứng viên ghi điểm với nhà tuyển dụng.
Tại sao email gửi CV lại quan trọng?
>>> Tìm việc dễ dàng, nhanh chóng – Ứng tuyển ngay để không bỏ lỡ!
2. Cấu trúc một email gửi CV hoàn chỉnh
Để tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng, việc gửi email kèm theo CV cần phải tuân thủ một cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp. Một email gửi CV hoàn chỉnh không chỉ giúp bạn thể hiện sự chỉn chu, mà còn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và công sức của nhà tuyển dụng. Dưới đây là các yếu tố cần thiết trong một email gửi CV chuẩn:
2.1 Địa chỉ và tên hiển thị email
Địa chỉ email và tên hiển thị là hai yếu tố quan trọng mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn vào ngay khi nhận được email của bạn.
Chọn địa chỉ email chuyên nghiệp: Địa chỉ email của bạn nên bao gồm tên thật hoặc những thông tin có liên quan đến công việc mà bạn ứng tuyển. Tránh sử dụng các tên email thiếu chuyên nghiệp như nguyen.emo2010@gmail.com hoặc yeucongnghe@xyz.com. Thay vào đó, bạn có thể chọn một địa chỉ email đơn giản và dễ nhớ như nguyenminh@gmail.com hoặc minhnguyen.work@gmail.com.
Tên hiển thị trong email: Tên hiển thị trong email cũng cần phải rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn nên sử dụng tên thật của mình và viết hoa chữ cái đầu của từng từ, ví dụ: Nguyễn Minh Hoàng. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện bạn ngay khi họ mở email mà không cần phải tìm kiếm thêm thông tin..
2.2 Tiêu đề email
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Một tiêu đề rõ ràng, đúng chuẩn sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu..
Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng yêu cầu mẫu tiêu đề email
Nhiều nhà tuyển dụng khi đăng mô tả công việc sẽ yêu cầu ứng viên gửi CV qua email với tiêu đề theo mẫu cụ thể. Lúc này, bạn chỉ cần làm đúng theo đúng mẫu đó. Ví dụ, nếu họ yêu cầu tiêu đề là “Họ tên – Vị trí ứng tuyển”, bạn chỉ cần ghi rõ tên của mình và vị trí ứng tuyển. Ví dụ: Nguyễn Văn A – Nhân viên Marketing
Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không yêu cầu mẫu tiêu đề cụ thể
Nếu nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu cụ thể về tiêu đề, bạn có thể tự do lựa chọn nhưng vẫn cần đảm bảo rằng tiêu đề ngắn gọn và đầy đủ thông tin cần thiết. Dưới đây là một số cách viết tiêu đề email chuẩn chỉnh:
- Họ tên – Vị trí công việc ứng tuyển – Tên công ty
- Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
- Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển
>>> Việc làm chất lượng từ nhà tuyển dụng hàng đầu – Chỉ còn 24h để ứng tuyển!
2.3 Lời chào
Lời chào trong email gửi CV thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là hai trường hợp phổ biến khi gửi lời chào:
Trường hợp 1: Biết tên người nhận
Khi bạn biết tên người nhận email, hãy sử dụng tên đầy đủ của họ để thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp. Hãy kiểm tra kỹ tên người nhận để đảm bảo chính xác, tránh viết sai tên
Ví dụ: Kính gửi [Chức danh + Tên người nhận] Kính gửi anh Nguyễn Văn A – Bộ phận tuyển dụng
Trường hợp 2: Không biết tên người nhận
Khi bạn không biết tên cụ thể của người nhận, hãy sử dụng cách chào chung để vẫn giữ sự lịch sự và trang trọng.
Ví dụ: Kính gửi Bộ phận – Tên công ty. Kính gửi phòng nhân sự – [Tên công ty],
2.4 Nội dung chính
Nội dung chính trong email gửi CV là nơi bạn giới thiệu chi tiết về bản thân, giải thích lý do bạn ứng tuyển và những gì bạn có thể đóng góp cho công ty. Đây là phần quan trọng nhất trong email, bạn cần làm nổi bật các kỹ năng và kinh nghiệm của mình. Nội dung chính của email xin việc bao gồm:
- Giới thiệu về bản thân: Bạn nên bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân ngắn gọn, công việc hiện tại và những kỹ năng nổi bật.
- Giới thiệu nguồn thông tin về cơ hội việc làm: Phần này giải thích rõ nguồn gốc thông tin mà ứng viên biết về cơ hội tuyển dụng.
- Nêu lý do ứng tuyển: Trình bày lý do bạn ứng tuyển vào vị trí đó và những yếu tố mà bạn tìm thấy phù hợp với công ty và công việc.
- Chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn: Phần này nêu rõ các kinh nghiệm thực tế của ứng viên, bao gồm các công việc đã làm và những kỹ năng chuyên môn đã tích lũy
- Đánh giá bản thân: Cuối cùng, ứng viên thể hiện sự tự tin và khẳng định khả năng đóng góp vào công ty, điều này tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ và làm tăng khả năng được mời phỏng vấn.
Ví dụ cho người có kinh nghiệm
| Em là Thanh, hiện tại em đã có hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc tại bộ phận Nhân sự của công ty XYZ. Trong suốt thời gian làm việc, em đã tham gia vào các dự án tuyển dụng và đào tạo, giúp công ty tìm kiếm và phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng. Thông qua website tuyển dụng TopCV, em biết công ty mình đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí Nhân viên Tuyển dụng. Sau khi tham khảo mô tả công việc, em cảm thấy mình hoàn toàn phù hợp với yêu cầu và mong muốn có cơ hội góp phần vào quá trình tuyển dụng của công ty. Trong suốt quá trình làm việc tại công ty XYZ, em đã trực tiếp thực hiện việc tuyển dụng cho nhiều vị trí từ cấp thấp đến cấp cao, tham gia vào công tác phỏng vấn, đánh giá hồ sơ ứng viên và tư vấn cho các phòng ban về các ứng viên phù hợp. Em cũng đã làm việc với phần mềm tuyển dụng như BambooHR và công cụ phân tích dữ liệu tuyển dụng như Google Sheets. Với những kinh nghiệm trên, em tin rằng mình có thể áp dụng những kỹ năng này vào công việc Nhân viên Tuyển dụng tại công ty XYZ và giúp công ty tìm kiếm những ứng viên phù hợp, đóng góp vào sự phát triển đội ngũ nhân viên. Em rất mong có cơ hội trao đổi thêm về vị trí này và rất sẵn sàng tham gia phỏng vấn. Em cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc email của em và mong sớm nhận được phản hồi từ công ty. |
Ví dụ cho người chưa có kinh nghiệm (Ngành Kế Toán)
| Em là Minh, hiện em vừa tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán tại Đại học Ngoại thương. Dù chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế, nhưng qua các khóa học và thực tập, em đã có được những kiến thức nền tảng vững chắc về kế toán tài chính và các kỹ năng cần thiết để đảm nhận công việc kế toán. Qua thông tin tuyển dụng trên website của công ty, em biết công ty mình đang tìm kiếm vị trí Kế toán viên. Sau khi đọc kỹ mô tả công việc và yêu cầu, em cảm thấy mình có thể hoàn thành tốt công việc này và mong muốn có cơ hội học hỏi, phát triển tại công ty. Mặc dù em chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc trong môi trường chính thức, nhưng trong thời gian thực tập tại công ty ABC, em đã hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc làm báo cáo tài chính hàng tháng, kiểm tra chứng từ, và hỗ trợ nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA. Em cũng đã tham gia vào công tác đối chiếu số liệu và chuẩn bị báo cáo thuế hàng quý. Em có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán như MISA và Excel. Em cũng am hiểu về các quy định thuế hiện hành và các quy trình báo cáo tài chính. Mặc dù mới bắt đầu, nhưng em rất tự tin rằng với sự chăm chỉ và tinh thần học hỏi, em có thể hoàn thành tốt các công việc được giao. Em rất mong nhận được cơ hội để trao đổi thêm về vị trí Kế toán viên tại công ty và sẵn sàng tham gia phỏng vấn bất cứ khi nào thuận tiện cho quý công ty. Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian đọc hồ sơ của em, và em hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi. |
2.5 Kết thúc
Phần kết email, bạn cần khẳng định mong muốn được gia nhập công ty và làm việc tại vị trí ứng tuyển. Sau đó, bạn cần bày tỏ mong muốn được tham gia phỏng vấn, thể hiện sự sẵn sàng gặp gỡ để trao đổi thêm về công việc, và cung cấp thông tin về sự linh hoạt trong thời gian phỏng vấn. Cuối cùng, đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc và xem xét hồ sơ của bạn.
Ví dụ: Tôi rất mong có cơ hội trao đổi thêm về vị trí Nhân viên Tuyển dụng tại công ty XYZ. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty. Rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty để có thể sắp xếp thời gian phỏng vấn. Xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự hồi đáp từ anh/chị.
2.6 Tài liệu đính kèm
Tài liệu đính kèm trong email gửi CV là phần quan trọng không thể thiếu, bạn cần đính kèm đầy đủ các thông tin cần thiết
Các tài liệu cần đính kèm bao gồm:
- CV xin việc
- Đơn xin việc (Cover Letter)
- Thư giới thiệu
- Bằng cấp, chứng chỉ
- Portfolio (nếu có)
>>> Việc hot lương cao chỉ tuyển trong hôm nay – Đừng bỏ lỡ!
2.7 Chữ Ký Email
Chữ ký email cần đơn giản, đầy đủ và chuyên nghiệp, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn.
Các thành phần cần có trong chữ ký email:
- Họ và tên: Tên đầy đủ của bạn.
- Chức danh (nếu có): Ví dụ, Nhân viên Marketing.
- Số điện thoại: Để nhà tuyển dụng liên hệ.
- Email: Địa chỉ email chuyên nghiệp của bạn.
- Liên kết mạng xã hội (nếu có): Ví dụ: LinkedIn, GitHub.
3. Những nguyên tắc cần nhớ khi viết email gửi CV
Để đảm bảo email gửi CV của bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Những nguyên tắc này giúp bạn viết email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Xem thêm: Cách viết một cover letter chuyên nghiệp lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng
Những nguyên tắc cần nhớ khi viết email gửi CV
- Tiêu đề email rõ ràng, chính xác: Đảm bảo tiêu đề email ngắn gọn và thể hiện đúng mục đích gửi email. Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Mai”.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp: Trong email, hãy sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng từ ngữ không chính thức hoặc quá cẩu thả nhằm đảm bảo email của bạn thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
- Đảm bảo đúng chính tả và ngữ pháp: Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong email sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp để tránh những lỗi cơ bản.
- Cấu trúc email rõ ràng, dễ đọc: Bạn cần đảm bảo email được trình bày rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, và đảm bảo rằng các đoạn văn được chia nhỏ hợp lý tránh viết quá dài dòng.
- Lưu ý về tài liệu đính kèm: Đảm bảo rằng các tài liệu đính kèm có định dạng đúng (PDF là phổ biến nhất) và được đặt tên rõ ràng, dễ hiểu. Tránh đính kèm quá nhiều tài liệu không cần thiết.
4. Mẫu email gửi CV chuẩn nhất 2025
Mẫu email gửi CV tham khảo giúp ứng viên hình dung rõ cách viết email ứng tuyển một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Nhờ đó, bạn có thể biết cách giới thiệu bản thân, nêu lý do ứng tuyển và gửi kèm CV đúng chuẩn, tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng ngay từ bước đầu.
Mẫu Email Gửi CV Cho Người Có Kinh Nghiệm (Ngành Content Marketing & Social)
Mẫu Email Gửi CV Cho Người Có Kinh Nghiệm (Ngành Content Marketing & Social)
Mẫu Email Gửi CV Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm (Ngành Content Marketing & Social)
Mẫu Email Gửi CV Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm (Ngành Content Marketing & Social)
Mẫu Email Gửi CV Xin Việc Bằng Tiếng Anh (Ngành Content Marketing & Social)
Mẫu Email Gửi CV Xin Việc Bằng Tiếng Anh (Ngành Content Marketing & Social)
>>> Hàng trăm công ty tuyển dụng full-time đang chờ bạn trên Fidovn
Bài viết trên đã tổng hợp toàn bộ các thông tin hữu ích về cách viết email khi gửi CV. Với những nguyên tắc và ví dụ cụ thể trong bài viết này, Fidovn hy vọng bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn trong việc chuẩn bị và gửi email ứng tuyển. Hãy nhớ rằng mỗi chi tiết nhỏ trong email đều có thể quyết định cơ hội của bạn, và Fidovn luôn đồng hành cùng bạn trong hành trình tìm kiếm việc làm và phát triển nghề nghiệp.
